Grundsätzlich muss jede Ausgabe auch für eine Kirchengemeinde durch einen ordentlichen Beleg nachgewiesen werden. Es gibt jedoch Fälle, in der dies nicht möglich ist (z.B. Blumen zum Selberpflücken). Dann kann auch ein sogenannter Eigenbeleg

erstellt werden als Nachweis für die Ausgabe. Dieser Eigenbeleg ist – so hat es das Erzbischöfliche Ordinariat mit Brief vom 15. April festgelegt – nur in diesen Fällen zulässig:

  • die Ausgabe muss (ab 2021) für den hoheitlichen und damit umsatzsteuerfreien Bereich der Kirchengemeinde erfolgen;
  • es muss sich um einen Kleinbetrag handeln;
  • der Eigenbeleg muss diese Informationen enthalten: Name der Kirchengemeinde, Betrag in Ziffern und Worten, den Grund der Zahlung, den Zahlungsempfänger, den Fälligkeits-/Zahlungstermin;
  • der Eigenbeleg muss sachlich / rechnerisch geprüft und von einem Anweisungsberechtigten unterzeichnet werden.

Die Regelung für die Eigenbelege gilt nur, wenn es nicht möglich ist, eine ordentliche Rechnung zu erhalten. Bei Verlust eines Beleges / einer Rechnung muss immer ein Ersatzbeleg beschafft werden. Sollte dies nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte zur Unterstützung an Ihre/n Verwaltungsbeauftragte/n.